Ön Muhasebe Hizmeti

Bünyesinde ön muhasebe departmanı olmayan veya bu departmanın iş yükü, bilgi düzeyi vb. sebeplerle raporlama ve analiz konularında eksiklik hisseden küçük ve orta ölçekli işletmeler için, Yönetim Ofisim tarafından Ön Muhasebe Hizmetleri kapsamında sunulmakta olan hizmetler aşağıda yeralmaktadır. 

  • Gelir ve Giderlerin Kayıt ve Raporlanması

  • Kasa, Banka, Çek/Senet, Kredi Kartı, POS vb.

  • Tahsilat ve Ödeme İşlemlerinin Kayıt ve Raporlanması 

  • Cari İşlemlerin Kayıt ve Raporlanması

  • Stok İşlemlerinin Kayıt ve Raporlanması

  • Demirbaş İşlemlerinin Kayıt ve Raporlanması

  • Proje Bazlı Gelir, Gider ve Kârlılık Raporlaması

İşletme Gelirlerinin Kayıt ve Raporlanması

İşletmelerin öncelikle esas ticari faaliyetleri neticesinde elde ettikleri satış gelirleri olmak üzere, kira, faiz, kur farkı (kambiyo), komisyon vb. belgeli ve belgesiz tüm gelirlerinin, sadece Yönetim Ofisim ve işletme yetkilileri tarafından erişim sağlanabilmekte olan güvenli veri tabanlarına kaydı sağlanmaktadır.

 

Sözkonusu kayıtlar işletmenin tercih edeceği gruplandırma ve raporlama düzenine göre haftalık, aylık, üç aylık ve yıllık periyotlarla raporlanabilmektedir.

 

İşletme yönetimi, işbu raporların; 

  • Satılmakta olan mal ve hizmet gruplarına,

  • Sözkonusu mal ve hizmetlerin alt gruplarına,

  • Satış yapılan coğrafi bölgelere,

  • Satış ve tahsilat yöntemlerine

  • Bayi veya satış personeline,

Vb. kriterlere göre düzenlenmesini talep edebilmektedir.Ayrıca hazırlanacak olan tüm GELİR RAPORLARI, sayısal tablolarla, her bir konuyu özetleyen grafiklerden oluşmaktadır.

İşletme Giderlerinin Kayıt ve Raporlanması

İşletmelerin ticari faaliyetleri kapsamındaki ürün ve hizmet üretim giderleriyle, genel yönetim, pazarlama-satış-dağıtım, Ar-Ge vb. belgeli ve belgesiz tüm giderlerinin, sadece Yönetim Ofisim ve işletme yetkilileri tarafından erişim sağlanabilmekte olan güvenli veri tabanlarına kaydı sağlanmaktadır.

 

Sözkonusu kayıtlar işletmenin tercih edeceği gruplandırma ve raporlama düzenine göre haftalık, aylık, üç aylık ve yıllık periyotlarla raporlanabilmektedir.

 

İşletme yönetimi, bu raporların; 

  • Mal ve hizmet üretim giderleri,

  • Gider çeşitleri, 

  • Gider merkezleri,

  • Şube ve/veya personel,

Vb. kriterlere göre tanzim edilmesini talep edebilmektedir.Ayrıca hazırlanacak olan tüm GİDER RAPORLARI, sayısal tablolarla, her bir konuyu özetleyen grafiklerden oluşmaktadır

 
 

Tahsilat ve Ödemelerin Kayıt, Takip ve Raporlanması

İşletmelerin özellikle bankalar ve kredi kuruluşları nezdindeki kredibilitesini etkileyecek olan,

  • Kredi taksiti, 

  • Kredi kartı hesap ekstresi,

  • Çek-Senet

  • Vergi, prim, 

Vb.ÖDEMELERLE, İşletme tarafından yapılacak olan çek, senet vb. TAHSİLATLAR vade tarihlerine göre takip edilmek suretiyle, belli bir süre öncesinde işletme yetkililerine e-posta, sms, vb. yöntemlerle hatırlatma yapılmaktadır.

Cari İşlemlerin Kayıt, Takip ve Raporlanması

İşletmelerin öncelikle ticari faaliyetleri sebebiyle mal-hizmet veya para alışverişi içerisinde olduğu,

  • Alıcılar (Müşteriler),

  • Satıcılar (Tedarikçiler)

  • Personel olmak üzere,

ticari veya finansal ilişkisi bulunan tüm kişi, kurum ve kuruluşlarla olan tahsilat, ödeme, fatura, çek, senet vb. işlemlerinin kaydı sağlanmaktadır. 

Bu kayıtlar işletme yöneticilerinin tercih edeceği gruplandırma ve raporlama düzenine göre haftalık, aylık, üç aylık ve yıllık periyotlarla raporlanabilmektedir. İşletme yönetimi sözkonusu raporların;

  • Cari grupları (Alıcılar/Satıcılar/Personel vb),

  • Bakiye türleri (Borçlu/Alacaklı vb) 

  • Bakiye Miktarları,

Vb. kriterlere göre düzenlenmesini talep edebilmektedir. Ayrıca hazırlanacak olan tüm CARİ HESAP RAPORLARI sayısal tabloların yanısıra her bir konuyu özetleyen grafiklerden oluşmaktadır.

 

Öte yandan İşletme yönetiminin anlık olarak ihtiyaç duyabileceği cari hesap bazındaki, “Cari Hesap Hareket Raporu” da İşletme yetkilileri tarafından istenildiği zaman görüntülenebilmektedir

İşletmeler tarafından kasa, banka, çek-senet, kredi kartı, POS vb. tüm ödeme ve tahsilat unsurlarıyla yapılan işlemlerin, işletme yetkilileri tarafından erişim sağlanabilecek güvenli veri tabanlarına kaydı sağlanmaktadır. 

Bu hizmet kapsamında Yönetim Ofisim tarafından herbir işlem için ayrı ayrı oluşturulan kayıtlarla, 

  • Kasa defterleri ve mevcutları, 

  • Banka hesap ekstreleri ve mevcutları, 

  • Kredi kartı ekstreleri, 

  • POS Hesap Ekstreleri

  • Çek koçanları 

vb. kıymetli evrakların tamamı düzenli aralıklarla karşılaştırmalı olarak kontrolden geçirilmektedir. Yönetim Ofisim tarafından yapılan bu kontroller neticesinde, kayıtlarla sayım sonuçları arasında uyumsuzlukların tespiti halinde, sözkonusu uyumsuzluklar İşletme yetkililerine sebep ve sonuçlarıyla birlikte raporlanmaktadır.

 
 

Kasa, Banka, Çek/Senet, Kredi Kartı, POS İşlemlerinin Kayıt ve Raporlanması

Bu kayıtlar işletmenin tercih edeceği gruplandırma ve raporlama düzenine göre haftalık, aylık, üç aylık ve yıllık periyotlarla raporlanmaktadır. 

Ayrıca aşağıda belirtilen

  • Kasa hareketleri Dökümü (Kasa defteri),

  • Banka hareketleri Listesi (Banka Hesap Dökümü), 

  • Çek-Senet Listesi,

  • Kredi Kart Harcama Raporu

  • POS Bloke Listesi,

Vb. raporların yanı sıra İşletme yönetimi tarafından ihtiyaç duyulan başka raporlar da hazırlanabilmektedir. Bu kapsamda hazırlanacak olan tüm raporlar, sayısal tablolar ve her bir tabloyu özetleyen grafiklerden oluşmaktadır

Stok Kayıt, Takip ve Raporlanması

İşletmenin hammadde, yarı mamul, mamul ve ticari mal stoklarıyla, sarf malzemesi stok işlemlerinin işletme yetkilileri tarafından erişim sağlanabilecek güvenli veri tabanlarına kaydı sağlanmaktadır.

 

Bu kayıtlar işletmenin tercih edeceği gruplandırma ve raporlama düzenine göre haftalık, aylık, üç aylık ve yıllık periyotlarla raporlanmaktadır.

 

Ayrıca aşağıda belirtilen

  • Stok mevcutları,

  • Stok hareketleri (Banka Hesap Dökümü), 

Vb. raporların yanı sıra İşletme yönetimi tarafından ihtiyaç duyulan başka raporlar da hazırlanabilmektedir. Bu kapsamda hazırlanacak olan tüm raporlar, sayısal tablolar ve her bir tabloyu özetleyen grafiklerden oluşmaktadır

Demirbaş Kayıt, Takip ve Raporlanması

İşletmeye ait tüm demirbaşlarla, yeni demirbaş alımları ve satışlarının işletme yetkilileri tarafından erişim sağlanabilecek güvenli veri tabanlarına kaydı sağlanmaktadır. Ayrıca bu kayıtlar esnasında her bir demirbaş için zimmet kaydı oluşturularak işletme kaynaklarının etkin kullanımı sağlanabilmektedir.

 

Bu kayıtlar işletmenin tercih edeceği gruplandırma ve raporlama düzenine göre haftalık, aylık, üç aylık ve yıllık periyotlarla raporlanmaktadır. 

Ayrıca aşağıda belirtilen

  • Genel Demirbaş listesi,

  • Demirbaş zimmet listeleri, 

Vb. raporların yanı sıra İşletme yönetimi tarafından ihtiyaç duyulan başka raporlar da hazırlanabilmektedir. Bu kapsamda hazırlanacak olan tüm raporlar, sayısal tablolar ve her bir tabloyu özetleyen grafiklerden oluşmaktadır.

 
 

Proje Bazlı Gelir, Gider ve Raporlaması

Özellikle proje bazlı çalışmakta olan işletmelerdeki her bir projenin gelir, gider ve karlılık analizleri yapılabilmektedir. İşletme tarafından yapılan alış, satış, tahsilat ve ödemelerin proje bazlı bildirilmesi halinde gerekli kayıtlar yapılarak Proje odaklı sayısal ve grafiksel raporlar oluşturulabilmektedir.

Veri Güvenliği, Yazılım ve Erişim

İşletmelerden temin edilecek tüm bilgi ve belgeler yukarıdaki bölümlerde de ifade edildiği üzere son derece güvenli veri tabanları ve sunuculara kayıt edilmektedir. Ayrıca sözkonusu bilgi ve belgelerin Gizliliği, “Ön Muhasebe Hizmetleri Sözleşmesi”nin GİZLİLİK hükümleriyle güvence altına alınmıştır.

 

Ön Muhasebe Hizmeti kapsamında işletmelerden temin edilen ticari bilgilerin kaydedilmesi için Paraşüt, Logo İşbaşı vb. online ön muhasebe programları kullanılmaktadır. Ancak işletmeler tarafından arzu edilmesi halinde, mevcutta kullanmakta oldukları yazılım veya uygulamalara da veri girişi yapılabilmektedir.

 

Raporlama süreçlerinde işletme için kullanılmakta olan yazılımların ürettiği raporlarla, başta Excel olmak üzere çeşitli Microsoft Office uygulamaları tarafından düzenlenen raporlar kullanılmaktadır.

 

Yukarıda ifade edilen işletme verileri ve raporlarına sadece Yönetim Ofisim ve işletme yetkililerinin 7/24 erişim imkanı bulunmaktadır.

 

YÖNETİM OFİSİM

Ön Muhasebe Hizmetleri Çalışma Şekli

1

İŞLETME Yöneticisi veya onun tarafından görevlendirilen bir personel, gerçekleştirilen ticari ve finansal nitelikli tüm işlemlere ait bilgi ve belgelerin fotoğrafını çeker.

2

Fotoğraflarla tüm sözlü işlem ve anlaşmalar 0850 441 0 442 numaralı YÖNETİM OFİSİM WhatsApp Business hattına gönderilir.

3

YÖNETİM OFİSİM WhatsApp Business hattına gönderilen tüm bilgi ve belgelerin fotoğrafları ilgili müşteri temsilcisi tarafından teslim alınır.

4

Bu bilgi ve belgeler, işletme yetkilisinin halen kullanmakta olduğu veya yeni tercih edeceği online muhasebe uygulamasına kaydedilir.

5

İşletme tarafından masaüstü bir ön muhasebe uygulamasının kullanılıyor olması halinde, internet üzerinden uzak masaüstü bağlantısı veya diğer teknolojik imkanlar kullanılarak, YÖNETİM OFİSİM uzmanları tarafından sözkonusu uygulamaya da veri girişi yapılabilmektedir.

6

İşletme yetkilileri YÖNETİM OFİSİM tarafından girilen tüm işlemlere ilişkin hareket veya raporları ilgili muhasebe programı üzerinden rahatlıkla görebilmektedir.

7

Ayrıca ihtiyaç olması halinde İşletme yetkilileri direkt YÖNETİM OFİSİM Müşteri Temsilcisini arayarak veya mesajla istediği bilgi, hareket ve raporu da isteyebilmektedir.

8

Piyasada hali hazırdaki ön muhasebe uygulamaları tarafından net bir şekilde izlenemeyen Nakit Akım Durumu da YÖNETİM OFİSİM tarafından sürekli takip edilerek, tahsilat ve/veya ödemelerin vadesinden önce işletme yetkililerine bildirimleri yapılabilmektedir.

9

İşletme verilerinin girilmekte olduğu ön muhasebe programı tarafından üretilmekte olan raporların haricinde, YÖNETİM OFİSİM personeli tarafından aylık olarak İşletme Performans Raporu hazırlanarak işletme yetkililerinin e-mail adreslerine gönderilmektedir.