Aslında bu başlıkla bir yazı kaleme alabileceğimi hiç düşünmemiştim desem çok da doğru olmaz. Özellikle dost sohbetlerinde muhasebe ve finansal yönetimin, küçük-büyük bütün işletmeler için önemini anlatırken her zaman bu deyişle başlıyor veya bitiriyorum. Çünkü ancak o zaman anlatmak istediğim konunun “vahametinin” ve nerelere kadar gidebileceğinin, çok daha iyi anlaşıldığını hissedebiliyorum. Nitekim başlık olarak mesela “Ön Muhasebenin İşlevleri” veya “Muhasebesiz Olmaz Arkadaşlar” yahut da “İşletmede Muhasebenin Önemi” gibi başlıklar koymuş olsam ne olurdu? Kesinlikle bu etkiyi yaratmazdı. Bazen bir atasözü, bazen de bir argo deyim, nasıl da bütün olayı birkaç kelimede açıklayıveriyor değil mi?
“Nakit, Vakit ve Emeğinizi Kontrollü Kullanın”
Aslında hayatımızda birçok konuda sürekli kontroller yapıyoruz. Örneğin araba kullanırken yakıt durumuna, devir saatine, hararetine, süratine belli aralıklarla da olsa bakmak istiyoruz. Hatta yeni araçların herhangi bir arızasının olup olmadığı, anlık ve ortalama yakıt tüketimi, son yakıt alımından sonra gidilen mesafeyle, kalan menzilin sürücüye bildirilmesi hoşumuza gidiyor. Oysa ki bu göstergelerin hiç birisinin olmadığı ya da çalışmadığı bir arabayı kullanmak ister misiniz? Hatta böyle bir araca bütün risklerinizi yükler misiniz? Ne bileyim arabayı alıp anahtarını çevirince çalışıyor fakat yakıtının ne kadar olduğunu, hararetini ve süratini ölçemediğiniz halde “tamamdır hele bir yola çıkalım da sonra duruma bakarız” diyebilir misiniz? Bunların hepsi de aslında cevabı bilinen sorular. Tabii ki hiç kimse, çok zor durumda kalmadıkça böyle bir maceraya girmez.
Öyleyse birikimlerinizi, emeğinizi, zamanınızı feda ederek açmış olduğunuz işletmelerde neden ölçme ve değerlendirme yapmıyorsunuz. Sadece satış rakamlarının bir veri olduğunu mu düşünüyorsunuz? Çok yanılıyorsunuz. Bilmelisiniz ki göstergeleri çalışmayan bir arabayla uzun yola çıkmaktan çok daha büyük riskler alıyorsunuz.
“Riskleri Daima Görmeye Çalışın”
Öte yandan bir işletmeyi açarken her ne kadar “Ya Nasip” diyerek açıyorsak da aslına bakarsanız bir girişimin başarıya ulaşması o kadar da nasip kısmet işi değildir. Elbette işin bir nasip tarafı vardır ancak nasıl ki herhangi bir sınava hiç hazırlanmadan “NASİP” diyerek girmiyorsak, ön çalışma yapmadan yatırım da yapılmaması gerekiyor.
Literatürde bu çalışmaya fizibilite etüdü denilmekte olup, Pazar analizi, Teknik Analiz ve Finansal Analiz olmak üzere üç genel aşaması bulunmaktadır. Bu analiz kapsamındaki çalışmaların gerçeğe uygun bir şekilde yapılması halinde muhtemel yatırımınızla ilgili riskler büyük ölçüde tespit edilebilmektedir.
Sözkonusu rapor içerisinde işletmenin karlılığa ulaşması için gereken başabaş satış noktası, sabit giderleri, değişken giderleri, karlılık oranı, yatırım için gereken finansman tutarı, işletme sermayesi ihtiyacı vb. birçok veri elde edilebilmektedir. Dolayısıyla doğru şekilde yapılmış olan bir fizibilite etüdü girişimcilere aynı zamanda bir yol haritası olmaktadır. Böylece işletmeci, işletmesinin hangi satış tutarında, hangi pozisyonda olabileceğini görebilmektedir.
“Geçmiş Veriler Geleceğe Yön Verir”
Öte yandan öncesinde fizibilite etüdü yapılmış olsun veya olmasın faal durumda bir işletmeniz varsa, ön muhasebe işlevleri arasında sayılabilecek bir takım verilerin belli dönemlerde analiz edilmesi gerekmektedir. Bunların başında işletme faaliyet ve ihtiyaçlarına özgü dönemler itibariyle hazırlanacak gelir tabloları yeralmaktadır. İşletme sahipleri sözkonusu rapor sayesinde ilgili döneme ilişkin ana hatlarıyla aşağıdaki verileri görebilmektedir.
İşletmenin toplam net satış tutarını, (kdv, ötv vb hariç)
İşletmenin varsa satış haricindeki gelirleri (faiz, kira, prim, komisyon, kur farkı vb. gelirleri)
İşletmenin satmış olduğu mal veya hizmetlerin üretim maliyetlerini (stok ve sarf malz., işçilik, elektrik, su, gaz, kira, aidat vb. tüm maliyet unsurlarının ayrı ayrı toplamlarını)
İşletmenin genel yönetim, pazarlama, satış ve dağıtım giderlerini
İşletmenin finansman giderlerini (POS komisyonları, kredi faizleri vb)
Son olarak da işletmenin kâr veya zarar tutarını.
Ön Muhasebe işlevleri arasında hazırlanması gereken diğer raporsa BİLANÇO olmalıdır. Aynı gelir tablosunda olduğu gibi bilanço da işletmelerin faaliyetlerine özgü dönem sonlarında hazırlanan bir finansal tablo olup, özetle aşağıdaki bilgileri kapsamaktadır.
İşletmenin kasa, banka, alacak, stok, demirbaş vb varlıklarının toplamını,
İşletmenin tüm borçlarını, (banka ve finansal kurumlarla, satıcılar, personel, işyeri sahipleri vergi, sgk vb borçları)
Bu noktada bazı girişimciler sözkonusu raporların SMMM’ler tarafından en azından üç ayda bir hazırlandığını söyleyebilir. Ancak unutulmaması gereken gerçek, işletmenizin alış, satış tahsilat ve ödemelerinin ne kadarının faturalı yani belgeli olduğu konusudur. Günümüzde malum sebeplerden dolayı birçok işletmedeki ticari işlemlerin en az 1/3’nün belgesiz veya eksik belgeli işlemlerden oluştuğu bilinmektedir. Kaldı ki %100’ü belgeli olan işletmeler de dahi nakit alışverişlerin çok da gerçeği yansıtmadığı görünmektedir.
Özellikle bu iki tablo, işletmenin geçmişine yönelik birer performans göstergesi olmakla birlikte aynı zamanda gideceği veya gitmesi gereken istikamete ışık tutması açısından da son derece önemlidir. Ayrıca verimli çalışan bir ön muhasebe departmanı sadece bu raporları değil, aynı zamanda işletmenin kısa, orta ve uzun dönemli nakit akış planlarıyla işletme faaliyetlerine özgü finansal performans raporlarını da hazırlayabilmelidir.
“İşletmecilikte Ön Muhasebe Bilgisi Önemlidir.”
Nitekim bu tabloları hazırlamasını ve analiz etmesini bilmeyen bir girişimcinin ya bu konuları en kısa zamanda öğrenmesi ya da yetkin bir kişi veya kuruluştan hizmet alması, işletmesinin istikbali için olmazsa olmazdır. Finansal verilerini analiz edemeyen bir işletmeyi yönetmekle hiçbir göstergesi olmayan bir aracı kullanmanın farkı yoktur.
Bu noktada işletmelerin Ön muhasebe işlevlerini takip etmemesi sebebiyle belli risklere maruz kalmasından daha kötüsü, kaynaklarını VERİMSİZ ÖN MUHASEBE işlevi için harcamasıdır. Nitekim çoğu işletmenin Ön Muhasebe departmanı olmasına rağmen, sözkonusu personelin fatura alışverişi ve cari hesapların kayıt, takip ve raporlanması haricindeki analiz ve planlama konularında yetersiz kaldıkları da bilinmektedir.
“Yönetim Ofisim Ön Muhasebe Hizmetleri Artık Yanınızda”
Sonuç olarak girişimcilerin ve işletme sahiplerinin, yazımın başlığında ifade edilen “Hesabını Bilmeyen” kasabın “malum” akıbetini yaşamamaları için iyi bir ön muhasebe sistemine sahip olmaları gerekmektedir. Öte yandan özellikle artan işgücü maliyetleri sebebiyle her bir işletmenin ayrı ayrı Ön Muhasebe maliyetlerine katlanmasının zorlukları da bilinmektedir.
Bu noktada, Yönetim Ofisim tarafından sunulmakta olan “Ön Muhasebe Hizmetleri” özellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerinASGARİ MALİYETLERLEetkin bir ön muhasebe hizmeti alabilmelerine imkân sağlamaktadır.